香港僱主責任: 保存及申報僱員的薪酬紀錄 (稅務)

保存僱員的薪酬紀錄

履行僱主的稅務責任
由你聘用首名員工開始,就須保留以下員工紀錄:
(a) 個人資料(姓名、地址、香港身分證號碼或護照號碼及發證地點,婚姻狀況)
(b) 受僱性質(全職或兼職)
(c) 受僱職位(例如:營業經理、營業員、工人、公司內部律師、會計、董事)
(d) 以現金或其他方式支付的薪酬款額(不論以港幣、外幣或在本港以外地方支付)
(e) 非現金和其他附帶利益(例如 : 宿舍、度假旅程利益、股份獎賞、股份認購權)
(f) 僱員和僱主支付強積金計劃(或類同計劃)的供款
(g) 僱傭合約及其後的修訂條款
(h) 受僱期間

向稅務局提供更新及變更 :
(i) 僱員個人資料的更新,例如:僱員的新住址和通訊地址或婚姻狀況變更
(j) 有關受僱條件的轉變,例如:僱員由全職改為兼職
(k) 僱員的香港身分證號碼

僱員的香港身分證號碼

如在填報僱主報稅表時,該僱員仍未領有香港身分證,例如聘自外地或由海外公司借調的僱員,你可填上他/她的護照號碼及發證地點。但請注意,你必須向該僱員作出跟進,在得知該僱員的香港身分證號碼後,應盡快以書面通知稅務局,以便更新他/她的個人資料。

申報稅務

新聘僱員

如你聘用一名可能須繳納薪俸稅的員工,必須在 3 個月內填交 1 份(IR56E 表格/下載)

離職僱員(終止受僱/死亡)

你須於僱員停止受僱前 1 個月,填交 1 份(IR56F 表格/下載)。

 

離職僱員(長期或永遠離開香港)

(a) 你須向該僱員查詢他的預計離港日期
(b) 你須在他預計離港日期前 1 個月,填交 2 份(IR56G 表格/下載)。
(c) 由你填報 IR56G 表格日起,不可付給他任何薪酬(包括薪金、佣金、花紅和發還給他的租金 / 開支,無論是金錢或其等值),直至他辦妥清稅手續及向你出示稅務局發出的「同意釋款書」(樣本)後,才可支付已扣存的款項給他。

 

在職僱員 (申報已支付的薪酬)

香港的稅務年度為每年的1/4 – 31/3, 你須在稅務年度完結的 1 個月內填妥及交回僱主報稅表(BIR56A 表格),即使

  • 你沒有僱用任何員工(你應在 BIR56A 表格填報「無」)
  • 你仍未開始營業,或
  • 你已暫停營業或結束生意。

如何索取僱主報稅表及通知書表格
通常在每年四月的第一個工作日,稅務局會向僱主發出BIR56A表格及IR56B表格(下載)(僱主報稅表)。

如果你是新任僱主,或假如你截至四月中仍未收到BIR56A表格及IR56B表格(下載)、或遺失表格、或表格損毀、或需更多IR56B表格或其他表格,你可通知稅務局,索取有關表格。你可填妥IR6163表格(下載),然後將表格郵寄或傳真至稅務局。
新任僱主在開立僱主的檔案後,稅務局將盡快發出表格。IR6163表格(下載)亦可以經24小時表格傳真服務(2598 6001)索取。

 

請注意: 業務經營者須保存業務紀錄(包括支付員工薪酬的紀錄)最少 7 年

資料來源: 稅務局 (於10/2018)