強積金(MPF): 僱員離職需如何處理?

在終止僱傭關係後,無論是員工離職又或被辭退,主都都需要把離職通知交給積金受託人,及根據最後一斯薪金作出供款

供款及期限 (最後一期供款)

供款期限

僱主應安排在下一個月的「供款日」(即該月的第10日)或之前,把離職僱員的最後一期強制性供款,連同其他僱員的供款一併支付予受託人。

例如: 僱員的最後受僱日是2月7日,你應在下一個月的第10日(即3月10日)或之前為他支付最後一期供款。

最後一期供款

與計算現有僱員的恆常供款相似,離職僱員最後一期供款是於該支薪期已支付的有關入息的5%

代通知金不計作「有關入息」

如公司要求某位同事即時離職,並根據合約規定,向他支付一筆代通知金。這筆代通知金是僱主或僱員因未有按所需的通知期通知對方終止僱傭合約而須給予對方的款項,因此並不屬於「有關入息」,不用計算強積金供款。

「以錢代假」要供款
在僱員辭職時,如常有年假剩餘,如最後是決定「以錢代假」,此收入需計算為「有關入息」,需作出此部份的有關供款。

由於僱員的年假是有薪假期,僱主以現金抵銷僱員未享用的累積假期,便屬於假期津貼,因此應計算為「有關入息」。

終止受僱通知

如僱員即將離職,僱主需把該僱員離職一事通知受託人,讓受託人記錄僱員的離職,避免受託人在未知道該僱員已離職的情況下,錯誤地向積金局匯報你拖欠供款。僱主可透過以書面及付款結算書作出通知,把僱員的離職日期通知受託人。

在受託人提供的付款結算書中,通常有一欄是報告僱員離職的事宜。請在該欄填妥所需資料,如離職僱員的姓名和離職日期等,並把該付款結算書連同供款一併交回受託人。

長期服務金/遣散費 的 抵銷(對沖)

僱主向僱員支付遣散費或長期服務金後,可向強積金受託人提交證明文件,申請從僱主供款所產生的僱員累算權益中發還有關款項。

如僱主供款所產生的累算權益不足以完全抵銷長期服務金/遣散費,僱主必須向僱員支付不足的餘額。另一方面,如僱主供款所產生的累算權益多於長期服務金/遣散費的款額,在抵銷後所剩餘的款額必須保留在僱員的帳戶內,並歸屬於僱員。

抵銷(對沖)方法

抵銷的方法有兩種,主要視乎你己否向僱員支付長期服務金/遣散費,

已向僱員支付長期服務金/遣散費
如你已向僱員支付全部長期服務金/遣散費,你可以透過受託人安排,從僱員帳戶內提取由僱主供款所產生的累算權益。請記住,你需要求僱員書面確認已收妥款項,以便向受託人申請抵銷款項。

未向僱員支付長期服務金/遣散費

如你未能向僱員支付長期服務金/遣散費,你的僱員可以直接向受託人提交書面申請,以提取在他們的帳戶內由僱主供款所產生的累算權益。在此情況下,受託人將要求僱員提供證據,以證明他們有權獲發長期服務金/遣散費,而你並未向他們發放有關款項。你可向有關僱員發出附有你的授權簽署及公司印章的信函,說明他們有權享有並未發放的長期服務金/遣散費,以及款額為何。

請記住,如僱主供款所產生的累算權益不足以全數抵銷長期服務金/遣散費,你必須向僱員支付不足的餘額。

提示:僱主及僱員雙方均應保存所有與長期服務金或遣散費有關的文件及紀錄,以便日後向受託人申請抵銷款項。

 

資料來源: MPFA (於10/2018)